Interprise Resource Planning (ERP)

ERP

interprise Resource Planning (ERP) adalah sistem computer-based terintegrasi untuk
mengelola seluruh aktifitas perusahaan, sumberdaya internal dan eksternal, termasuk tangible asset, keuangan, persediaan, produksi, human resources, marketing, supply chain, logistics, dll.

Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki tujuan untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis di dalam batas organisasi/perusahaan dan mengelola hubungan dengan pihak stakeholder diluar perusahaan.

Dibangun atas dasar sistem database yang terpusat dan biasanya menggunakan platform komputasi yang umum.  Sistem informasi berbasis ERP dapat  mengkonsolidasikan seluruh operasi bisnis menjadi seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas.

Suatu sistem ERP akan berada pada pusat server dan akan didistribusikan ke seluruh unit perangkat keras dan perangkat lunak modular sehingga dapat melayani dan berkomunikasi melalui jaringan area lokal. Sistem tersebut memungkinkan bisnis untuk merakit modul dari vendor yang berbeda tanpa perlu untuk menempatkan beberapa copy dari sistem komputer yang kompleks dan mahal di lokasi-lokasi yang tidak memerlukan.

Gambar 13. Konsep ERP

Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Arsitektur

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih. Arsitektur 3-tier secara umum digambarkan sebagai berikut:

Gambar 14. Arsitektur ERP 3-tier

1. Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

2. Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

3. Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi Sistem Informasi berbasis ERP dapat dijelas dengan contoh sbb :

Terdapat order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu untuk menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada perusahaan saat itu. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu perusahaan dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat terlihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur ‘integrasi’ itu sangat penting dalam mengimplementasikan sistem informasi berbasis ERP.

Keuntungan dan Kerugian ERP

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

-     Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.

-     Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

-     Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

- Pengurangan lead-time

- Peningkatan kontrol keuangan

- Penurunan inventori

- Penurunan tenaga kerja secara total

- Peningkatan service level

- Peningkatan sales

- Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen

- Peningkatan market share perusahaan

- Pengiriman tepat waktu

- Kinerja pemasok yang lebih baik

- Peningkatan fleksibilitas

- Pengurangan biaya-biaya

- Penggunaan sumber daya yang lebih baik

- Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

-  Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

-   Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

-   Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

-   Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik

-   Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

-   Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.

-   Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.

-   Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.

-   Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.

-   Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.

-   Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).

-   Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.

-   Kurangnya komunikasi antar personel.

-   Cacatnya project design dan management.

-   Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.

-   Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

-   Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain sebagainya.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis

1. Best Practice dan Business Process Reengineering

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

2. Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP

a. Financial

1) FI – Financial Accounting

Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.

2) CO-Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti:

a) Pengendalian capital investment

b)   Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran

c)   Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area

d)  Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan

3) IM – Investment Management

Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.

4) EC – Enterprise Controlling

Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-hal berikut :

a)   Kondisi keuangan perusahaan

b)   Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

c)   Investasi

d)  Maintenance dari aset perusahaan

e)   Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan

f)    Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance

g)   Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba

5) TR – Treasury

Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

b. Distribution dan Manufacturing

1) LE – Logistics Execution

Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.

2) SD – Sales Distribution

Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.

3) MM – Materials Management

Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.

4) PP – Production Planning

Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.

5) PM – Plant Maintenance

Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

6) QM – Quality Management

Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

7) PS – Project System

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:

a)   Perencanaan terhadap waktu dan nilai

b)   Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan

c)   Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia

d)  Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan

e)   Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

c. Human Resources

Berfungsi untuk:

1)   Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

2)   Melindungi data personalia dari pihak luar

3)   Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir